Najważniejsze funkcje Excela — 10 przykładów przydatnych w pracy
Zaktualizowano: 1 dzień temu
Czyli ranking - TOP funkcje excela. Jednostronicowy PDF do pobrania🔽.
Excel ma dziś blisko 500 funkcji. Ile z nich naprawdę potrzebujesz w pracy?
Ja na co dzień korzystam z 20–30, a po kolejne kilkadziesiąt sięgam od czasu do czasu. Nadal szukam rozwiązań na forach i YouTube — nawet po latach pracy z Excelem odkrywam nowe sposoby na zadania, które dobrze znam.
Żeby pracować sprawnie, nie musisz znać wszystkiego. Warto zacząć od funkcji, które wykorzystasz najczęściej. Poniżej znajdziesz moją dziesiątkę — funkcje, które oszczędzają mi najwięcej czasu w codziennej pracy analityczki.
Przy każdej znajdziesz:
polską i angielską nazwę, bo w pracy spotykamy różne wersje językowe Excela,
praktyczny przykład zastosowania — zamiast samej definicji,
link do instrukcji video by dokładnie prześledzić działanie
A jeśli chcesz pójść krok dalej, sprawdź mój kurs „Kurs Excel — 20 funkcji w praktyce i 100 zadań”. Omawiam w nim dwa razy więcej funkcji, każdą utrwalisz w praktycznym teście, a na koniec otrzymasz certyfikat, który możesz dodać do CV lub profilu na LinkedIn.
Oto moje TOP 10, kolejność jest związana częstotliwością używania:
1. WYSZUKAJ PIONOWO (ENG: VLOOKUP)
Używa się gdy trzeba znaleźć elementy w tabeli lub w zakresie według wiersza. Na przykład: sprawdź cenę produktu przez numer ID lub znajdź nazwę pracownika na podstawie identyfikatora pracownika.
Przykład:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(P02;A2:C4;2;0)
czyli:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(co chcesz wyszukać; w którym miejscu chcesz się odszukać; numer kolumny w zakresie zawierającym wartość do zwrócenia; zwracanie przybliżonej lub dokładnej wartości — wskazanej jako 1/prawda lub 0/FAŁSZ).
Instrukcja z video:
2. JEŻELI (ENG: IF)
Jest to tworzenie logicznych porównań wartości z oczekiwanymi wynikami. Może generować dwa wyniki. Pierwszy wynik otrzymamy, jeśli porównanie jest prawdziwe, a drugi — jeśli porównanie jest fałszywe.
Przykład:
Jeżeli sprzedaż jest wyższa od planu to "Premia" w przeciwnym razie "Brak premii"
=JEŻELI(A2>=B2;"Premia";"Brak Premii")
czyli:
=JEŻELI(A2>=B2 = Tak, to zwróć wartość "Premia", a w przeciwnym razie zwróć wartość "Brak premii")
Instrukcja z video:
Bardzo często zagnieżdżam tu inne formuły. Np. jeżeli wynik jest prawidłowy, dokonaj danego obliczenia. W powyższym przypadku była by to sytuacja że jeżeli prawda, chcę wstawić komórkę A1 (zamiast 1) a jeżeli fałsz to sumę komórek od B1 do B6 (zamiast 2).
Czyli z formuły:
=JEŻELI(A2>=B2;"Premia";"Brak Premii")
powstaje
=JEŻELI(A2>=B2; A2*10% ;"Brak Premii")
Oczywiście można zagnieżdżać dłuższe bardziej skomplikowane funkcje, a nawet zagnieżdżać w zagnieżdżonych.
3. SUMA (ENG: SUM)
Prawdopodobnie najczęściej używana funkcja. Umożliwia dodawanie wartości we wskazanych zakresach komórkach. Można sumować zakresy z różnych arkuszy.
=SUMA(B2:B4) Dodaje wartości w komórkach od B2 do B4.
=SUMA(A2:A10 ; C2:C10) Dodaje wartości z komórek A2:10, a także komórki C2: C10.
Instrukcja z video:
4. SUMA.WARUNKÓW (ENG: SUMIFS)
W swoim działaniu bardzo zbliżona do funkcji SUMA. Podobnie jak w tamtym przypadku tak i w tym, celem obliczeń jest sumowanie wartości z oznaczonego zakresu. Różnica polega jedynie na możliwości określenia kryteriów, które będą brane pod uwagę podczas dokonywania obliczeń.
Funkcji SUMA.WARUNKÓW można użyć na przykład do zsumowania wartości sprzedaży danego produktu oraz w danym kraju.
Opiera się na 3 argumentach:
=SUMA.WARUNKÓW(suma_zakres;kryteria_zakres1;kryteria1;kryteria_zakres2;kryteria2)
suma_zakres – to obszar komórek w obrębie których, sumowane będą wartości.
kryteria_zakres1 – to zakres, który będzie sprawdzany na podstawie argumentu kryteria1 np. kolumna z grupami produktowymi
kryteria1 – to warunek, który określa, które komórki z zakresu kryteria_zakres1 będą sumowane np. konkretna jedna grupa produktowa której wynik chcemy otrzymać
punkt 2 i 3 argument może być powtórzony nawet 127 razy
Instrukcja z video:
5. LICZ.JEŻELI (ENG: COUNTIF)
Funkcja liczy komórki, które spełniają wskazany warunek. Przydaje się na przykład wtedy, gdy chcesz sprawdzić, ile faktur zostało opłaconych, ilu klientów pochodzi z danego miasta lub ile zamówień przekracza określoną wartość.
Załóżmy, że w kolumnie B znajdują się statusy faktur. Aby policzyć faktury ze statusem „Opłacona”, wpisz:
=LICZ.JEŻELI(B2:B5;"Opłacona")Poszczególne argumenty oznaczają:
B2:B5 — zakres komórek, w którym Excel sprawdza statusy.
"Opłacona" — warunek: policz tylko komórki zawierające ten status.
Jeśli status „Opłacona” występuje w trzech komórkach, funkcja zwróci 3. Liczy faktury, ale nie sumuje ich kwot — do tego służy SUMA.JEŻELI.
Wskazówka: zamiast wpisywać status bezpośrednio w formule, możesz wskazać komórkę, która go zawiera, np. D2:
=LICZ.JEŻELI(B2:B5;D2)
Instrukcja z video:
Gotowe szablony w Excelu sprawdź:
6. SUMA.JEŻELI (ENG: SUMIF)
Funkcja dodaje wartości, które spełniają wskazany warunek. Przydaje się na przykład wtedy, gdy chcesz obliczyć sprzedaż konkretnego produktu, jednego handlowca lub wybranego regionu.
W odróżnieniu od LICZ.JEŻELI, która liczy wystąpienia, SUMA.JEŻELI sumuje przypisane do nich kwoty.
=SUMA.JEŻELI(A2:A5;"Krem";B2:B5)Poszczególne argumenty oznaczają:
A2:A5 — zakres, w którym Excel sprawdza nazwy produktów.
"Krem" — warunek: wybierz tylko wiersze z nazwą „Krem”.
B2:B5 — zakres z kwotami, które mają zostać zsumowane.
Instrukcja z video:
7. ORAZ (ENG: AND)
Jedna z funkcji logicznych, pozwala sprawdzić, czy wszystkie warunki w teście mają wartość PRAWDA.
=ORAZ(A2>10000;B2>=20%) formuła ta wskaże czy prawdą jest że wartość komórki A1 jest większa od 10000 oraz B2 jest większa niż 20%.
Najczęściej używam z połączniem funkcji JEŻELI
=JEŻELI(ORAZ(A2>10000;B2>=20%);A2*10%;"")
Formuła oblicza premię w wysokości 10% sprzedaży z komórki A2, jeśli jednocześnie spełnione są dwa warunki:
sprzedaż w A2 jest większa niż 10 000 zł;
marża w B2 wynosi co najmniej 20%.
Jeśli choć jeden warunek nie jest spełniony, formuła wyświetla pusty tekst (""), więc komórka wygląda na pustą.
Przykładowo: przy sprzedaży 12 000 zł i marży 25% premia wyniesie 1200 zł. Przy sprzedaży równej dokładnie 10 000 zł premia nie zostanie naliczona.
Instrukcja z video:
8. LUB (ENG: OR)
Także jedna z funkcji logicznych, aby sprawdzić, czy przynajmniej jeden ze wskazanych warunków jest spełniony. Wtedy zwraca PRAWDA. Jeśli żaden warunek nie jest spełniony, zwraca FAŁSZ.
Na przykład:
sprzedaż 12 000 zł, marża 18% → PRAWDA, bo sprzedaż przekracza próg;
sprzedaż 8000 zł, marża 25% → PRAWDA, bo marża osiąga wymagany poziom;
sprzedaż 8000 zł, marża 18% → FAŁSZ, bo żaden warunek nie jest spełniony.
Różnica względem ORAZ: w funkcji LUB wystarczy spełnienie jednego warunku. Jeśli oba są spełnione, wynik również będzie PRAWDA.
Także najczęściej używam z funkcjami warunkowymi, np. JEŻELI.
Funkcje ORAZ i LUB można stosować np. przy obliczaniu czy zostały spełnione warunki dla wypłaty premii w sprzedaży. Przykład:
- Gdy sprzedawcy muszą przekroczyć wartość docelową sprzedaży LUB wartość docelową marży
- Gdy sprzedawcy muszą przekroczyć wartość docelową sprzedaży ORAZ wartość docelową marży
Instrukcja:
9. ZŁĄCZ TEKSTY (ENG: CONCATENATE)
Umożliwia połączenie dwóch lub więcej ciągów tekstowych w jeden ciąg.
Składnia:
=ZŁĄCZ.TEKSTY(tekst1;[tekst2];...)
W jakim celu się stosuje?
Na przykład estetycznym. Zamieszczenie imienia i nazwiska w jednej komórce, utworzenia klucza do wyszukiwania dla “WYSZUKAJ.PIONOWO”, sprawdzenia duplikatów wg dwóch kolumn etc.
Instrukcja:
W Office365 w jednej z aktualizacji pojawiła się nowa funkcja: ZŁĄCZ.TEKST. (bez "y" na końcu. Działa ona jak funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY, umożliwiając również łączenie tekstów w Excelu poprzez zaznaczenie zakresu komórek. Jeśli chcesz połączyć tekst z komórek A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8 bez dokładania dodatkowych znaków (jak np. spacji między nimi) to Twoja formuła mogłaby wyglądać następująco:
1. Korzystając z nowej funkcji ZŁĄCZ.TEKST – =ZŁĄCZ.TEKST(A1:A8),
2. Korzystając ze starej funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY – = ZŁĄCZ.TEKSTY(A1;A2;A3;A4;A5;A6;A7;A8).
Polecam przetestować!
Gotowe szablony w Excelu sprawdź:
z tym kodem -20%:
kod:TOP-20
10. JEŻELI BŁĄD (ENG: IFERROR)
Służy do zrealizowania obliczeń, jeżeli szukana przez nas wartość nie została wynaleziona.
Składnia:
=JEŻELI.BŁĄD(wartość;wartość_jeżeli_błąd)
=JEŻELI.BŁĄD(A2/B2;"Brak danych")
Stosuje się w przypadku gdy błąd #N/D! uniemożliwia kalkulację lub zapis wygląda nieestetycznie. Można zamiast tego zwrócić 0 lub puste pole (wpisując dwa cudzysłowy "")
Jeżeli podczas korzystania z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO pojawi się błąd #N/D!, to oznacza to, że funkcja nie znalazła odpowiedniego dopasowania. Jest to cenna informacja, ale jeśli w takiej formie pojawi się w raportach, to nie będzie to wyglądać elegancko. Z tego m.in. powodu Excel oferuje funkcje, które sprawdzają błędy i zwracają inne, określone przez użytkownika, wartości. Taką funkcją jest funkcja JEŻELI.BŁĄD.
Zamiast JEŻELI.BŁĄD, można użyć JEŻELI i testu logicznego.
Instrukcja:
Oprócz powyższego absolutną podstawą mojej pracy są tabele przestawne oraz dodatek Power Query (intuicyjna metoda na łączenie danych dzięki której korzystam z VBA co raz rzadziej)
Poprawę produktywności pracy o kilka % daje też korzystanie ze skrótów klawiszowych. Każdy zna kopiuj - wklej czyli Crl+C, Ctrl+V ale jest jeszcze kilka skrótów które przyspieszają prace. O tym już wkrótce na blogu.
Top 10 fukcji Excel - pobierz one-pager do druku w kolorze i czarno-biały:
Jeśli chcesz dowiedzieć się jak efektywnie używać Excela do monitorowania wyników sprzedażowych w firmie, umów się na bezpłatne konsultacje 🔽
Zobacz inne artykuły na blogu:
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Od jakich funkcji Excela zacząć naukę?
Od tych, które rozwiązują najczęstsze zadania: SUMA, JEŻELI, WYSZUKAJ.PIONOWO, LICZ.JEŻELI i SUMA.JEŻELI. Pozwalają liczyć, wyszukiwać dane i podsumowywać je według warunków, czyli robić większość pracy w typowych raportach.
Czym różni się formuła od funkcji?
Formuła to każde obliczenie zaczynające się od znaku „=”, np. =A1+B1. Funkcja to gotowe polecenie wbudowane w Excela, np. =SUMA(A1:A10). Funkcje można łączyć w formułach.
Dlaczego formuła skopiowana z internetu nie działa w moim Excelu?
Najczęściej z dwóch powodów. W polskim Excelu argumenty oddziela się średnikiem, a nie przecinkiem: =SUMA.JEŻELI(B2:B17;">5") zamiast =SUMIF(B2:B17,">5"). Drugi powód to nazwy funkcji: w polskiej wersji trzeba używać polskich nazw (SUMA zamiast SUM). Dlatego w tym wpisie podaję obie.
Czym różni się SUMA.JEŻELI od SUMA.WARUNKÓW?
SUMA.JEŻELI (SUMIF) sumuje dane według jednego warunku, np. sprzedaż jednego produktu. SUMA.WARUNKÓW (SUMIFS) pozwala ustawić wiele warunków naraz, np. sprzedaż danego produktu w danym kraju i miesiącu.
Czy WYSZUKAJ.PIONOWO jest jeszcze potrzebne, skoro jest X.WYSZUKAJ?
X.WYSZUKAJ (XLOOKUP) jest wygodniejsze: szuka w obu kierunkach i domyślnie zwraca dokładne dopasowanie. Działa jednak tylko w Microsoft 365 i Excelu 2021 lub nowszym. Jeśli pracujesz na starszej wersji albo wysyłasz pliki osobom, które jej używają, WYSZUKAJ.PIONOWO nadal jest najbezpieczniejszym wyborem.
Co oznacza błąd #N/D i jak go ukryć?
#N/D oznacza, że funkcja wyszukująca nie znalazła szukanej wartości. Żeby raport wyglądał czytelnie, można go zastąpić własnym komunikatem, zerem lub pustą komórką funkcją JEŻELI.BŁĄD, np. =JEŻELI.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;D:E;2;0);"brak").
Czy w jednej formule można użyć kilku funkcji?
Tak, to tzw. zagnieżdżanie. Przykład: =JEŻELI(ORAZ(A2>1;A2<100);A2;"poza zakresem"). Excel pozwala zagnieździć do 64 funkcji, ale w praktyce lepiej trzymać formuły krótkie i czytelne.
Czy funkcje Excela działają tak samo w każdej wersji?
Podstawowe funkcje (SUMA, JEŻELI, WYSZUKAJ.PIONOWO) działają wszędzie. Nowsze, np. X.WYSZUKAJ, FILTRUJ czy UNIKATOWE, są dostępne tylko w Microsoft 365 i nowszych wersjach. Jeśli w Twoim Excelu brakuje jakiejś funkcji, najpewniej masz starszą wersję.
Jak najszybciej nauczyć się funkcji Excela?
Najlepiej na praktycznych przykładach, a nie przez czytanie definicji. Na start pobierz jednostronicową ściągawkę PDF z tego wpisu. Jeśli chcesz pójść dalej, w kursie „Kurs Excel – 20 funkcji w praktyce i 100 zadań” przećwiczysz 20 funkcji na zadaniach z prawdziwej pracy i zdobędziesz certyfikat.
Komentarze